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Organiser un évènement

Avant

Évaluation des moyens humains et matériels pour estimer l’effectif  qui peut être reçu

• Bateaux et pelles.
• Structures (vestiaires, salles...).
• Espace de réception.
• Bénévoles et professionnels pour l’encadrement, l’animation et l’organisation.
• Temps.
• Ergomètres.
• Et autres matériels en fonction de vos animations.

Élaboration des offres (formules, tarifs, restauration, cadeaux…)

Exemple de demi-journée

Accueil avec petit déjeuner si c’est le matin, regroupement de l’effectif pour le briefing, visite du hangar pour une découverte du matériel, sortie en Bateau Découverte à 8 ou yolette, puis petit challenge en relai à l’ergomètre, Gouter ou Déjeuner selon le moment de la journée.

Exemple de journée

Accueil avec petit déjeuner, regroupement de l’effectif pour le briefing, visite du hangar pour une découverte du matériel, sortie en Bateau Découverte à 8 ou Yolette pour s’initier au geste, Repas du midi au club, regroupement de l’effectif pour le briefing de l’après-midi, challenge en bateau, goûter, remise des prix, débriefing.

Si le groupe est important, le diviser en atelier le matin à l’ergo, parcours habiletés, renforcement musculaire, … et faire des rotations par manches l’après midi pour le challenge.

Prévoir

Accueil

Avec une collation pour réunir tout le monde au fur et à mesure de leur arrivée, afin de créer un moment convivial avant de commencer.

Activités

Selon la taille du groupe et vos moyens, définir les activités proposées soit en plusieurs ateliers soit en un seul groupe.

Par exemple, vous pouvez mettre en place de l’ergomètre, un parcours de motricité, un sport collectif afin de diviser l’effectif. Cette solution facilite la gestion du groupe mais sollicite plus de personnes pour l’organisation le jour-J.

Restauration

Vos offres doivent spécifier si le repas est inclus ou non afin que l’entreprise que vous recevez s’organise. Si la formule comprend le repas vous devez alors trouver un lieu de réception adéquat, du matériel, etc. Vous pouvez également faire appel à un traiteur ou bien gérer vous-même le repas tout en prenant en compte les moyens humains dont vous disposez, notamment pour le service.

Moyens humains et encadrement

Pour faciliter votre démarche d’organisation, ciblez tous les postes qui nécessiteront des moyens humains et en quelle quantité puis attribuez-y les noms des personnes. Ainsi chacun pourra clairement identifier sa mission pour le jour-J mais aussi dans l’organisation avant le jour-J.

Par ailleurs, les personnes chargées de l’encadrement doivent être qualifiées, bénévoles ou professionnelles et assurer la sécurité de tous les pratiquants. Cela passe par les consignes données, le matériel employé et le respect des règles élémentaires de sécurité.

Récompenses

Si votre événement comprend un challenge ou une petite compétition, veillez à prévoir des récompenses et des lots. Cela aide à fidéliser et crée de l’animation pour clôturer votre journée.

Tarifs

À fixer en fonction des coûts engendrés en matériel, en temps et en personnel, en ressources.

Réalisation des outils de communication et de la promotion de votre structure

• Dossier de démarchage.
• Exemples de prospectus et affiches de promotion :
  • Avignon SN [pdf]
  • Béziers AC [pdf]
  • Le Coudray-Montceaux Av. [pdf]
  • Le Grau du Roi ATC [pdf]
  • Lyon CA [pdf]
  • Lyon Caluire AC
    • Affiche [pdf]
    • Inscription [pdf]
    • Présentation [pdf]
  • Orléans Olivet AC [pdf]
  • Sens Rég.
    • Affiche A3 [pdf]
    • Courrier [pdf]
    • Défi Aviron Entreprise [pdf]
    • Informations [pdf]
    • Journée Aviron Entreprise [pdf]
    • Règlement [pdf]

Démarchage des entreprises (phoning, mailing, affiches, bouche-à-oreille.)

• Création d’une plaquette de présentation de vos activités avec tarifs et prestations.
• Mise en place d’un groupe de trois personnes chargé du démarchage des entreprises.
• Fidélisations des entreprises d’une année sur l’autre.

Prise de licences ou titres initiation pour l’assurance (et pour le label EFA)

Afin d’assurer les salariés qui viennent pratiquer et se couvrir en cas d’accident, il existe un "Titre initiation" qui a pour fonction d'assurer les pratiquants.

Il est valable 7 jours, de date à date.

Il donne droit à toutes les garanties d’assurance prévues dans le contrat souscrit par la FFSA auprès de la MAIF. Le titre initiation est vendu, aux structures par la fédération, par carnet de 50 titres ou par convention pour plus de 500 titres.

Après

Débriefing

• Impressions.
• Sentiments.
• Remarques.
• Communication.
• Compte rendu.

Accorder de l’importance aux ressentis des salariés et à leurs remarques pour les fidéliser vous permet de les placer au cœur de votre démarche d’organisation de challenge entreprise.

Fidélisation

• Renouveler les évènements.
• Offres de prix.
• Se montrer et se faire connaître.
• Relancer les entreprises d’une année sur l’autre.